Téléphonie Teams - Informations générales

Quels sont les prérequis pour utiliser la téléphonie avec l'application Teams?

Vérifier que vous avez l’application Teams installée et fonctionnelle sur votre ordinateur personnel. Vérifier que vous avez un casque audio (avec micro) de qualité et que celui-ci est fonctionnel et reconnu par votre ordinateur.

Comment obtenir un casque audio compatible avec l'application Teams?

Si vous ne disposez pas de casque audio, vous pouvez faire une demande auprès du Service Desk de votre école afin d'en obtenir un.  

Comment valider que la téléphonie est activée dans l'application Teams?

Vous devez voir un onglet "Appels" dans votre client Teams.

En cliquant sur l'onglet, un clavier alphanumérique doit s'afficher. Votre numéro est également affiché.

Puis-je obtenir un téléphone fixe physique ?
Non, le softphone (téléphone sur le PC) est l’unique appareil téléphonique proposé.

Quel sera mon numéro de téléphone ?
Un numéro de téléphone publique personnel est attribué par le Team Service Desk lors de la demande de téléphone. 

Quelles seront mes droits d'appel ?
Les droits d'appel nationaux sont configurés par défaut. En cas de besoin, le Service Desk  (Lien vers le Support) de votre école peut adapter ces droits avec l'autorisation de votre supérieur hiérarchique.

Qu’en est-il de la boîte vocale ?
Avec Teams, une boîte vocale est activée par défaut. Après 20 secondes, en cas de non réponse de votre part, l’appel sera dévié vers votre boîte vocale. Le message vocal sera reçu par mail dans votre client Outlook, sous forme d’un fichier attaché. On ne peut pas, pour l’instant, lire ces messages vocaux depuis l’interface de l’application Teams. Plus d'info sur la boîte vocale.

Est-ce que je peux modifier mes préférences téléphoniques ?
Oui, il suffit de vous rendre dans l’application Teams, de cliquer sur votre « photo ». Puis sélectionner « paramètres ».  Choisissez ensuite le menu Appels. L'ensemble des paramètres voix se trouve disponibles dans les menus. 

Comment faire pour désactiver la boîte vocale ?
Aller sous vos paramètres téléphoniques et sélectionner « Ne rien faire » sous l’option « Si sans réponse ».  Plus d'info sur la boîte vocale.

Comment configurer sa boîte vocale ?
Aller sous vos paramètres téléphoniques et sélectionner « Configurer la messagerie locale ». Vous pouvez ensuite configurer votre boîte vocale et enregistrer vos messages au travers d’un système IVR (Interactive Voice Response - Serveur vocal Interactif).

Plus d'info sur la boîte vocale.

Comment faire un transfert permanent d’appel ?
Aller sous vos paramètres téléphoniques, cliquer le bouton « Transférer mes appels », choisir une destination / un numéro vers lequel l’appel doit être transféré.

Je souhaite utiliser mon portable (privé ou professionnel) pour recevoir mes appels est-ce possible ?
Oui. Il existe deux options principales. On peut installer une application Teams gratuitement sur son smartphone ou alors indiquer à Teams de faire sonner votre numéro de téléphone portable en cas d’appels sur le numéro professionnel, c’est l’appel simultané.

Comment fonctionne l’application Teams pour téléphone portable ?
Le smartphone se comportera comme un téléphone supplémentaire et sonnera de la même façon que votre client de bureau si vous recevez un appel. De même vous pouvez, avec votre client Teams, appeler vos collègues ou vers l’extérieur avec votre numéro professionnel. L’application utilisent les « Datas » de votre téléphone portable, comme le ferait un client « whatsapp » par exemple. L'application Teams est disponible dans le "Google play App Store" pour les téléphones Android et dans le "App store Apple" pour les téléphone Apple. Se connecter à l'application avec son compte HES-SO (@hes-so.ch).   

Comment fonctionne l’appel simultané ?
Le client Teams peut appeler votre portable, soit directement lorsque vous recevez un appel professionnel, ou après un certain temps, s’il n’y a pas de réponse avec le client Teams. On règle ce fonctionnement dans les paramètres téléphoniques,

Peut-on intégrer son téléphone portable avec les deux méthode disponibles (client Teams et appels simultanés)?
On peut, mais l’intérêt n’est pas évident et cela amène de la confusion avec certaines configurations. Le portable pourrait recevoir simultanément deux fois le même appel à travers chacune des méthodes par exemple. D’une façon générale, le client Teams apporte plus de fonctionnalité et devrait être privilégié. L’annuaire d’entreprise est intégré, l’appel est vu comme provenant de votre téléphone fixe, pas de votre portable. Le coût de la conversation téléphonique est couvert automatiquement par les écoles (seules les Datas utilisées pour l’appel sont facturées sur le numéro du portable). On peut aussi chatter avec le client Teams. La présence est également indiquée.

En cas de déviation vers le téléphone portable, la personne qui vous appelle va voir votre numéro de portable, peut-on cacher ce numéro?

Non, le numéro de portable sera visible par la personne vous appelant.

Comment appeler un numéro extérieur à l’école ?
Aller sur l’onglet appels à gauche de la fenêtre Teams. Insérer le numéro dans le champ approprié.
Utiliser la notation +41266526588 ou la notation 0266526588 puis sélectionner « Appeler ».

Doit-on composer le "0" comme préfixe pour appeler un numéro extérieur à l’école ?
Non, le "zéro de sortie" ne doit pas être utilisé.

Peut-on utiliser les numéros courts à 4 digits ?
Non. cela ne fonctionne pas.

Peut-on utiliser ses contacts « Outlook » directement depuis l’application Teams ?
Non, il n’y a pas de partage de contacts entre les deux applications. Les contacts personnels doivent être recréés dans l’application Teams. Il est aussi possible de passer un appel directement depuis l'application Outlook. A noter qu'après la migration de notre messagerie dans le cloud (Office365), les contacts seront partagés entre les deux applications. 

Peut-on importer ses contacts « Outlook » dans le client Teams ?
Oui, vos contacts personnels, présents dans Outlook, sont automatiquement disponibles dans Teams. Allez sur l'onglet "Appels" puis cliquez sur "Afficher les contacts". 

Je n'aimerais pas recevoir d'appel lorsque je suis déjà en ligne ou en conférence Teams, est-ce possible?

Oui. Par défaut le client Teams gère le double appel. On peut modifier ce comportement. Une solution est de se mettre temporairement en mode "Ne pa déranger" (DND - Do Not Disturb). L'autre solution est de demander l'activation de la fonction BoB (Busy on Busy) pour votre compte. Cette fonctionnalité est activée par votre administrateur. Après activation de cette fonction un tel appel est possible, les appelants supplémentaires éventuels recevront le signal téléphonique "occupé".

J'aimerais une fonction similaire à la fonction " Groupe d'interception d'appel" (CallPickup) de Cisco , comment faire ?

Les fonctions Teams  "Groupe d'appels" ou "Délégués" peuvent être utilisées. Avec la fonction Groupe d'appel un appel sur votre ligne pourra également être transmis, soit directement, soit en cas de non réponse aux membres de votre groupe d'appel.  Avec la fonction Délégués une ou plusieurs personnes peuvent répondre et appeler en votre nom.

Je cherche de la documentation sur la téléphonie Teams chez Microsoft, quels liens sont utiles?

Pour de la documentation spécifique aux appels téléphoniques:  Réunions et appels dans Microsoft Teams

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