Départ d'un collaborateur ou étudiant

Il est de votre responsabilité de récupérer vos données privées avant la fin de votre contrat. Nous recommandons de le faire lors de la dernière semaine de votre activité.

Voici une liste des actions à effectuer :

• Utilisation de l’adresse email :
• N’utilisez pas l’adresse @edu.hefr.ch, @hefr.ch ou @master.hefr.ch pour vos contacts avec votre futur employeur. Utilisez plutôt votre adresse privée.
  
  
• Sauvegarde des fichiers OneDrive :
• Téléchargez vos fichiers et dossiers de OneDrive vers un autre emplacement (ordinateur personnel, disque externe, clé USB).
• Selon les cas d’utilisation, vous pouvez suivre le guide de Microsoft.
  
  
• Sauvegarde des blocs-notes OneNote :
• Exportez vos blocs-notes (tutoriel vidéo Fritic) pour les importer (tutoriel vidéo Fritic) dans l’application OneNote gratuite (Windows seulement).
• Transférez vos blocs-notes (tutoriel vidéo Fritic) section par section d’un compte @edu.hefr.ch, @hefr.ch ou @master.hefr.ch vers un compte M365 privé (gratuit ou payant, Mac et Windows).
• Pour toutes informations complémentaires, suivre les recommandations Microsoft.
  
  
• Sauvegarde des courriels :
• Si vous utilisez Outlook sur Windows et souhaitez continuer à l’utiliser, exportez vos emails, contacts et calendriers vers un fichier .pst.
• Si vous utilisez Mail ou Outlook sur Mac et souhaitez continuer à l’utiliser, exportez selon les procédures Apple ou Microsoft.
• Si vous n’utilisez pas Outlook ou Mail, transférez selon les procédures propres à vos outils.
  
  
• Sauvegarde d’autres éléments :
• Vérifiez si d’autres éléments (Teams, Forms, Stream, etc.) doivent être sauvegardés et transférez ou copiez le contenu vers votre environnement privé.
  
  
• Licence de la suite Office sur votre ordinateur/smartphone privé :
• La suite Office installée sur un ordinateur privé perdra sa licence et sera désactivée. Vous pouvez acheter une licence Microsoft, utiliser une licence fournie par votre nouvel employeur (s’il utilise M365) ou installer LibreOffice.

L'ordinateur mis à disposition par la HES-SO Fribourg est un outil de travail appartenant à l’établissement. Il est configuré avec des logiciels et des accès spécifiques qui ne peuvent pas être conservés après votre départ. Voici les principales raisons :

1. Protection des données de l’établissement

Les ordinateurs contiennent des données sensibles appartenant à l’institution. Même après suppression des fichiers personnels, des traces de documents, d’emails et d’identifiants peuvent subsister. Pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations, un effacement sécurisé est obligatoire.

2. Licences logicielles non transférables

Les logiciels installés sur votre machine sont sous licences institutionnelles et ne peuvent être utilisés que par les employés et étudiants actifs. Ces licences expirent dès votre départ, et continuer à les utiliser serait une violation des conditions d'utilisation des éditeurs.

3. Conformité aux normes légales et de cybersécurité

Les obligations légales et les bonnes pratiques en matière de cybersécurité imposent que tout matériel informatique utilisé dans un cadre professionnel soit nettoyé avant d’être réutilisé ou redistribué. Cela inclut la suppression de tous les accès aux réseaux internes, aux services cloud et aux ressources partagées.

4. Processus de réaffectation du matériel

Les ordinateurs ne sont pas automatiquement donnés aux collaborateurs partant à la retraite ou quittant l’établissement. Une fois effacés de manière sécurisée, ils peuvent être reconditionnés pour d’autres usages, donnés à des associations ou recyclés selon les politiques internes.