Directive pour la gestion du matériel informatique arrivé à la fin de son cycle de vie
Principes généraux
Le matériel informatique concerné englobe notamment les ordinateurs fixes ou portables, les tablettes, les smartphones et les écrans qui sont propriétés de l’institution.
La durée du cycle de vie dépend du type de matériel informatique (Cycle de vie du matériel).
Le matériel informatique mis à disposition par l’institution et arrivé en fin de cycle de vie demeure propriété de l’institution, sauf s’il est donné ou vendu.
Le matériel donné ou vendu est remis sans garantie au bénéficiaire, qui ne peut exiger aucun support ni service supplémentaire pour ledit matériel.
Cas usuels du matériel informatique arrivé à la fin de son cycle de vie
Le responsable du poste budgétaire sur lequel le matériel informatique concerné a été acheté décide de conserver son usage institutionnel ou de le réaffecter à un autre usage institutionnel ou de le proposer à la vente à la personne qui en avait l’usage, si ledit matériel informatique n’est plus utile à l’institution.
Si la personne qui en avait l’usage n’est pas intéressée par la proposition, le matériel retourne au Service Desk. Dans un premier temps, le matériel est mis en vente interne (voir chapitre ci-après « Processus de vente interne ») pour le personnel et les étudiant·e·s, sans distinction. Le matériel non vendu après six mois ou qui dépasse les stocks est éliminé via SWICO.
Si le matériel informatique concerné stocke des logiciels ou des licences mis à disposition par l’institution ou encore des informations sensibles, alors son contenu doit être intégralement effacé (pas d’exception) conformément à la directive d’effacement des supports de données (Directive SI d’effacement des supports de données).
Dans le cas d’une vente, un système d’exploitation peut être réinstallé contre le versement de 100 CHF par la personne récupérant le matériel informatique à titre privé.
Cas particuliers
La personne partant à la retraite peut conserver gratuitement le smartphone, la tablette et/ou le PC portable (si plus de deux ans[1]) dont elle disposait. Sur le PC, un système d’exploitation est alors réinstallé. Dans tous les cas, l’effacement intégral du contenu du matériel informatique demeure obligatoire.
Suivant la fonction de la personne (Directeur, Chef finances, Chef ressources humaines, …), son PC portable ne peut être ni donné ni acheté et suit un traitement spécifique (voir Directive SI d’effacement des supports de données).
[1] Pour les PC ayant moins de deux ans, le CODIR choisit entre deux options : un don ou une revente pour sa valeur résiduelle. Voir aussi le chapitre « Responsabilités ».
Processus de vente interne
Étapes du processus lors d’un remplacement d’une machine en fin de vie
L’équipement existant est éligible à la revente pour autant qu’il satisfasse aux critères établis pour la gestion du matériel en fin de cycle de vie.
Les machines encore fonctionnelles restent au sein de la HES-SO FR. Le stockage du matériel s’effectue dans un lieu sécurisé. Une procédure d’effacement conforme aux directives (Clear/Purge/Destroy) est appliquée sur chaque machine et le certificat associé est archivé.
En revanche, si elle est considérée obsolète ou inutilisable pour l’école, elle fait l’objet d’une sortie d’inventaire, suivie soit d’une revente, soit d’une élimination appropriée.
Cas particuliers :
- Apprentis (fin de formation) : La machine est attribuée gratuitement (0 CHF) si la durée de l’apprentissage a été respectée.
- Smartphones (départs à la retraite) : Aucune revente de smartphone via le store ; uniquement reprise par le collaborateur direct, sinon destruction.
- Départs de l’entreprise : Aucun droit ne s’applique ; seule la règle d’obsolescence prévaut.
Vente directe par la filière :
La machine est effacée conformément à la directive (Clear/Purge/Destroy) et le certificat correspondant est archivé par le SIU.
La préparation inclut la suppression de l’annuaire, le marquage Odoo, le nettoyage des données, l’information à l’exploitation via le numéro de série, ainsi que le marquage physique au dos de l’appareil. La vente s’effectue au tarif défini par la grille officielle et la facturation est opérée par le service des finances.
En l’absence de vente dans la filière, le matériel doit être transféré au Service Desk.
Système d’exploitation (OS) : En l’absence de demande spécifique, aucun système d’exploitation n’est installé par défaut. La réinstallation du système d’exploitation d’origine peut être effectuée sur demande, sous réserve de faisabilité et moyennant des frais définis dans la liste des prix en vigueur (par exemple : 50 CHF sans OS, 100 CHF avec OS).
Vente par le Service Desk :
- Le matériel est mis en vente pour l’ensemble du personnel et des étudiants, sans distinction, avec une limite fixée à deux articles du même type par an et par collaborateur.
- Une procédure d’effacement conforme aux directives (Clear/Purge/Destroy) est appliquée sur chaque machine et le certificat associé est archivé par le Service Desk.
- La préparation inclut la suppression de l’annuaire, le marquage Odoo, le nettoyage des données, l’information à l’exploitation via le numéro de série, ainsi que le marquage physique au dos de l’appareil. La vente s’effectue au tarif défini par la grille officielle et la facturation est opérée par le service des finances.
- Si le matériel n’est pas vendu dans un délai de six mois maximum ou en cas de dépassement des stocks, il est éliminé conformément à la procédure Swico.
Système d’exploitation (OS) : En l’absence de demande spécifique, aucun système d’exploitation n’est installé par défaut. La réinstallation du système d’exploitation d’origine peut être effectuée sur demande, sous réserve de faisabilité et moyennant des frais définis dans la liste des prix en vigueur (par exemple : 50 CHF sans OS, 100 CHF avec OS).
Dispositions particulières
- Postes sensibles (Direction, RH, Finances) → destruction physique obligatoire du disque (jamais revendus).
- Direction : Sont concernés le Directeur général de la HES-SO Fribourg ainsi que les directeurs et directrices des écoles HEIA, HEG, HETS et HEDS.
- Ressources humaines (RH) et Finances : Sont concernés les collaborateurs permanents.
Les collaborateurs temporaires (apprentis, stagiaires, remplaçants) ou de passage dans ces services ne sont concernés que s’ils ont directement traité des données strictement confidentielles.
👉 Les responsables des services concernés (Direction, RH, Finances) doivent informer le service informatique lors de la restitution du matériel si un collaborateur temporaire, de passage ou transféré a eu accès à de telles données, afin d’assurer l’application correcte de la Directive SI d’effacement des supports de données.
- Pas de garantie ni support après revente ou don (aucune exception).
- Aucun frais de réparation engagé sur les machines mises en revente.
- Respect strict des règles générales HES-SO FR sur l'obsolescence des machines.
- Smartphones : jamais revendus sur le store.
- Pas de dérogations individuelles : aucune vente ou don en dehors de cette procédure.
- Public cible : le matériel peut être revendu ou donné uniquement aux membres de la HES-SO Fribourg.
Responsabilités
- Services informatiques d’unité (SIU – HEIA filières)
- Sont responsables du matériel de leur filière.
- Gèrent les ventes directes aux collaborateurs de leur filière (seulement à l’utilisateur principal).
- Assurent l’effacement (selon la directive officielle), la préparation et la revente (facturation via le service des finances).
- Si la machine n’est pas transférée au Service Desk → effacement ou élimination obligatoire selon directive.
- Assurent le suivi administratif (Odoo).
- Le Service Desk assure le rôle de SIU pour les services centraux de la HEIA ainsi que pour les établissements de la HEG, HETS et HEDS.
- Service Desk (Service Informatique de la HES-SO Fribourg)
- Reçoit le matériel non vendu par les SIU.
- Assure l’effacement (directive officielle), la préparation et la revente (facturation via le service des finances).
- Gère la liste de revente interne (collaborateurs et étudiants).
- Assure le suivi administratif (Odoo), la coordination et la gestion des invendus (Swico).
- Service financier
- Facture, encaisse et traite le suivi comptable.
- HEIA et HEG : encaissement au guichet du service financier à Pérolles (paiement au comptant, TWINT, carte de débit ou de crédit).
- HEDS et HETS : encaissement au secrétariat général du bâtiment MOZAÏK (paiement au comptant uniquement).
- Directions des Hautes Écoles (CODIR)[2]
- Décident des cas particuliers liés aux départs à la retraite.
- Garantissent l’application uniforme de la procédure au sein de leur établissement.
- Assurent la communication interne des règles de revente/don auprès des collaborateurs.
- Veillent au respect de la politique HES-SO Fribourg en matière de sécurité et de gestion du matériel.
- Service des Ressources Humaines (RH)
- Identifie les situations particulières (départ à la retraite, fin d’apprentissage, fin de contrat).
- Transmet la décision validée par le CODIR[2] au SIU concerné ou au Service Desk pour exécution (effacement, transfert, revente).
- S’assure que le collaborateur concerné a été informé de la décision et des conditions applicables.
[2] Direction des Hautes écoles (CODIR) : sur décision du directeur ou de la directrice d’école, ou du directeur général pour le personnel rattaché à la direction générale.
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