Auswahl des besten Speicherorts für Ihre Daten

Vorbeugung Gemeinsame Ordner Microsoft OneDrive SWITCHdrive Microsoft Teams Moodle Cyberlearn Gemeinsame Plattform - GED Speicherort der Daten Datensicherung

Allgemeine Informationen

  • Angesichts der vielen Möglichkeiten, Dokumente und Informationen zu speichern, die den Benutzern zur Verfügung stehen, ist es unmöglich, einen Leitfaden anzubieten, der alle Möglichkeiten und Plattformen abdeckt, die ihnen zur Verfügung stehen.
  • Dieser Leitfaden berücksichtigt nur eine Auswahl von Tools, zu denen die IT die meisten Fragen erhält.
  • Nicht alle Werkzeuge, die den Benutzern zur Verfügung stehen, werden von der IT-Abteilung von HES-SO FR zur Verfügung gestellt.
  • Speichernutzungsstrategien hängen nicht von der IT-Abteilung ab, sondern von der internen Entscheidung, die für jede Institution spezifisch ist. Die IT-Abteilung kennt nicht alle Entscheidungen, die in den einzelnen Institutionen getroffen werden. Im Zweifelsfall ist es wichtig, die intern geltenden Regeln zu klären.
  • Jede Person ist verantwortlich für die Speicherung ihrer Daten am richtigen Ort, unter Berücksichtigung von Datenschutzfragen, ihrer Einrichtungsstrategie, der Datensicherheit je nach Art der Daten, der verantwortungsvollen Speicherung (nur berufliche Daten und Speicherung für einen angemessenen Zeitraum usw.).
  • Fragen zu rechtlichen Fragen sollten an das juristische Personal der Institutionen gerichtet werden.
  • Dieser Leitfaden gibt einige Tipps, wie man das am besten geeignete Werkzeug auf der Grundlage einer Auswahl von nicht erschöpfenden Kriterien definiert.
  • Die IT-Abteilung steht für weitere Informationen und zur Analyse spezifischer Bedürfnisse zur Verfügung.
  1. Welche Art von Daten sollen gespeichert werden?
  2. Gibt es für Ihre Institution und/oder Branche interne Richtlinien für die Art der zu speichernden Daten?
  3. Welche Anforderungen gibt es an den Datenschutz?
  4. Welche Speicherstrategie wird für den Dienst in Betracht gezogen?
  5. Welche Anforderungen gibt es in Bezug auf die Datensicherheit?
  6. Wie lange dauert es, bis die Lagerung bleibt?
  7. Gibt es besondere Anforderungen an die gemeinsame Nutzung von Daten?

Lokale Netzlaufwerke

  • Vorteile: Standard-Backup, interne Sicherheit, interne Datenspeicherung. Möglichkeiten zur Erweiterung des Speichers bei nachgewiesenem Bedarf (außer für persönliche Laufwerke), interner Support von HES-SO Fribourg, Strategie von HES-SO Fribourg, garantierter Zugang bei Personaltransfers.
  • Nachteile: Freigabe auf interne Benutzer beschränkt, Freigabemöglichkeiten nach einer allgemeinen Rechteverwaltungsstrategie, Rechteverwaltung nur mit Eingreifen der IT-Abteilung.
  • Verwendungsarten: Interne Speicherung von Servicedateien, Interne Speicherung von Projektdateien, Professionelle persönliche Dokumente, Schulungsmaterialien

Speicherung und Freigabe von Dokumenten in der CloudOnedrive

  • Vorteile: Standard-Backup für Mitarbeiter, gemischte Sicherheit (HES-SO und Microsoft), Datenzugriff ohne VPN, Möglichkeit der Erweiterung auf bis zu 1 TB bei Begründung, mögliches Teilen mit Externen, Freigabemöglichkeiten nach persönlicher Strategie, Rechteverwaltung ohne IT-Eingriff
  • Nachteile: Kein Backup für Studenten, Datenspeicherung in der Cloud, HES-SO-Unterstützung, HES-SO-Richtlinie, Datenverlust beim Verlassen des Eigentümers (wenn es sich um persönliche Daten handelt, die geteilt werden können)
  • Verwendungsarten: berufliche persönliche Dokumente, temporäre Dokumente, die mit verschiedenen Bevölkerungsgruppen geteilt werden sollen

Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten in der CloudSwitchdrive

  • Vorteile: Datenspeicherung in der Cloud, Möglichkeit der Erweiterung auf bis zu 1 TB bei Begründung, mögliche gemeinsame Nutzung mit externen Parteien, Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung gemäß der persönlichen Strategie, Rechteverwaltung ohne Eingreifen der IT-Abteilung, Möglichkeit, Projektdateien zu haben (die IT-Abteilung kann den Eigentümer dieser Dateien ändern, wenn der Eigentümer geht)
  • Nachteile: Kein Backup, externe Sicherheit (Switch), Datenspeicherung in der Cloud, Switch-Unterstützung, Switch-Richtlinie (außer für den Projektordner), Datenverlust beim Verlassen des Eigentümers (wenn es sich um persönliche Daten handelt, die geteilt werden können)
  • Verwendungsarten: berufliche persönliche Dokumente, temporäre Dokumente, die mit verschiedenen Bevölkerungsgruppen geteilt werden sollen

Plattform für den Informationsaustausch EDM (Sharepoint vor Ort)

  • Vorteile: Default-Backup, interne Sicherheit, Speicherung interner Daten, Möglichkeit der Verlängerung bei Begründung, möglicher Austausch mit Externen, Möglichkeit, Projekträume zu haben, interne Unterstützung HES-SO Fribourg, Strategie der HES-SO Fribourg, garantierter Zugriff bei Personaltransfers, Möglichkeiten zur Anzeige/Speicherung von Informationen, die keine Dokumente sind (Option des kollaborativen Portals), erweiterte Ablagefunktionen (Dokumenten-Tag, ...)
  • Nachteile: Freigabemöglichkeiten gemäß der allgemeinen Rechteverwaltungsstrategie, Rechteverwaltung unter Intervention der IT-Abteilung.
  • Nutzungsarten: Aufbewahrung von amtlichen Dokumenten, Speicherung von Projektdaten, Schulungsunterlagen

Plattform für den InformationsaustauschMoodle Cyberlearn

  • Vorteile: möglicher Austausch mit Externen, Struktur nach Kursen, dediziertes Cyberlearn-Support-Team, Möglichkeit, andere Informationen als Dokumente anzuzeigen/zu speichern (Option E-Learning-Portal), Datenspeicherung im HES-SO-Umfeld, teilweise autonome Rechteverwaltung
  • Nachteile: Eingeschränkte Sicherung, Freigabemöglichkeiten gemäß allgemeiner Rechteverwaltungsstrategie, HES-SO-Strategie (Cyberlearn), externe Sicherheit (Cyberlearn), Cyberlearn-Support, Cyberlearn-Richtlinie, Datenverlust beim Verlassen des Eigentümers, wenn der Eigentümer nichts unternimmt
  • Nutzungsarten: Schulungsdokument

Plattform für den Informationsaustausch Microsoft Teams

  • Vorteile: Backup on Demand, mögliches Teilen mit Externen, Möglichkeit, andere Informationen als Dokumente anzuzeigen/zu speichern (E-Learning-Option, Projektoption, etc.), Datenspeicherung in der Cloud, autonome Rechteverwaltung, gemischte Sicherheit (HES-SO und Microsoft), Möglichkeit der erweiterten Speicherung, mögliches Teilen mit Externen, Freigabemöglichkeiten nach persönlicher Strategie, Rechteverwaltung ohne Eingriff der IT-Abteilung, Erweiterte Ablagefunktionen (Dokumenten-Tag, ...)
  • Nachteile: Jede Teamerstellung generiert viele Inhalte (Sharepoint-Site in der Cloud, E-Mail-Adresse, Hinzufügen von Kontakten zu Verzeichnissen, ...), kein Standard-Backup, HES-SO-Strategie, externe Sicherheit (HES-SO), HES-SO-Unterstützung, möglicher Datenverlust beim Ausscheiden des Eigentümers (wenn er das Team löscht), Datenspeicherung in der Cloud
  • Nutzungsarten: Schulungsunterlagen, Speicherung von internen Serviceakten, berufliche persönliche Dokumente, temporäre Dokumente zur gemeinsamen Nutzung durch verschiedene Bevölkerungsgruppen, Speicherung von Projektdaten