Ausscheiden eines Mitarbeiters oder Studenten

Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre privaten Daten vor Vertragsende wiederherzustellen. Wir empfehlen, dies in der letzten Woche Ihrer Tätigkeit zu tun.

Hier ist eine Liste von zu ergreifenden Maßnahmen:

• Verwendung der E-Mail-Adresse :
• Verwenden Sie nicht @edu.hefr.ch, @hefr.ch oder @master.hefr.ch für Ihre Kontakte zu Ihrem zukünftigen Arbeitgeber.
• Verwenden Sie stattdessen Ihre private Adresse.
  
  
• Sichern Sie OneDrive-Dateien :
• Lade deine Dateien und Ordner von OneDrive an einen anderen Ort herunter (persönlicher Computer, externe Festplatte, USB-Stick).
• Je nach Anwendungsfall kannst du Microsofts Leitfaden befolgen.
  
  
• Backup-OneNote-Notizbücher :
• Exportiere deine Notizbücher (Fritic-Video-Tutorial), um sie (Fritic-Video-Tutorial) in die kostenlose OneNote-App (nur Windows) zu importieren.
• Übertrage deine Notizbücher (Fritic-Video-Tutorial) Abschnitt für Abschnitt von einem @edu.hefr.ch-, @hefr.ch- oder @master.hefr.ch-Konto auf ein privates M365-Konto (kostenlos oder kostenpflichtig, Mac und Windows).
• Für weitere Informationen befolgen Sie bitte die Microsoft-Richtlinien.
  
  
• E-Mail-Backup :
• Wenn du Outlook unter Windows benutzt und es weiterhin nutzen möchtest, exportiere deine E-Mails, Kontakte und Kalender in eine .pst-Datei.
• Wenn du Mail oder Outlook auf dem Mac benutzt und es weiterhin nutzen möchtest, exportiere mit Apple - oder Microsoft-Verfahren.
• Wenn du kein Outlook oder Mail nutzt, übertrage nach den Verfahren deiner Werkzeuge.
  
  
• Backups für andere Elemente :
• Prüfen Sie, ob weitere Elemente (Devolution Password Manager, Teams, Forms, Stream usw.) gesichert werden müssen, und übertragen oder kopieren Sie die Inhalte in Ihre private Umgebung.
  
  
• Lizenzieren Sie die Office-Suite auf Ihrem privaten Computer/Smartphone:
• Die Office-Suite, die auf einem privaten Computer installiert ist, verliert ihre Lizenz und wird deaktiviert.
• Du kannst eine Microsoft-Lizenz kaufen, eine Lizenz verwenden, die von deinem neuen Arbeitgeber bereitgestellt wird (falls er M365 verwendet) oder LibreOffice installieren.

Der vom HES-SO Fribourg bereitgestellte Computer ist ein Arbeitswerkzeug der Institution. Er ist mit spezieller Software und Zugriff konfiguriert, die nach Ihrer Abreise nicht mehr behalten werden können. Hier sind die Hauptgründe:

1. Schutz der Daten der Institution

Computer enthalten sensible Daten, die der Institution gehören. Auch nach der Löschung persönlicher Dateien können Spuren von Dokumenten, E-Mails und Identifikatoren erhalten bleiben. Um die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen zu gewährleisten, ist eine sichere Löschung verpflichtend.

2. Nicht übertragbare Softwarelizenzen

Die auf deinem Rechner installierte Software steht unter institutionellen Lizenzen und darf nur von aktiven Mitarbeitern und Studierenden genutzt werden. Diese Lizenzen laufen sofort ab, sobald du sie verlässt, und die weitere Nutzung würde gegen die Nutzungsbedingungen der Verlage verstoßen.

3. Einhaltung gesetzlicher und Cybersicherheitsstandards

Rechtliche Verpflichtungen und bewährte Cybersicherheits-Praktiken verlangen, dass jegliche in einem Geschäftsumfeld verwendete Computerhardware vor der Weiterverwendung oder Weiterverteilung gereinigt wird. Dazu gehört die Entfernung aller Zugriffe auf interne Netzwerke, Cloud-Dienste und gemeinsame Ressourcen.

4. Materialumverteilungsprozess

Computer werden nicht automatisch an Mitarbeiter übergeben, die in den Ruhestand gehen oder die Einrichtung verlassen. Sobald sie sicher gelöscht sind, können sie für andere Zwecke saniert, an Wohltätigkeitsorganisationen gespendet oder gemäß internen Richtlinien recycelt werden.