Richtlinien für die Verwendung der Informatikausrüstung

Ausscheiden eines Mitarbeiters oder Studenten

IT-Konto

Ihre Konten sind mit Ihrem Vertrag oder Studentenstatus verknüpft. Nach Beendigung Ihres Arbeitsvertrages, Ihrer Ausbildung oder Ihres Studiums wird Ihr Zugang nach Massgabe der folgenden Fristen deaktiviert:

2 Wochen nach Vertragsende:
  • Deaktivieren des Zugriffs auf die Dienste der HES-SO Fribourg:
    • Timming, Moodle, AGE, AGC, AGF, AGI, AGL, AGP, AGS, Eduroam, Adobe, DocuSign, Office Pro Plus, Digitale Bibliothek,  etc.
3 Monate nach Vertragsende:
  • Deaktivieren aller verbleibenden Dienstzugriffe:
    • Hefrcfs01 Dateiserver (H:, I:, J:, O:, P:, etc.) nach den neuesten Rechten
    • E-Mail-Zugriff
    • Office 365-Anwendungen (OneDrive, Teams, etc.) außer Office Pro Plus
    • Zugriff auf On-Premise SharePoint (EDM) gemäss den neuesten Rechten
    • Wifi-Zugang im Secure-HEFR-Netzwerk
Unterstützung für einen erfolgreichen digitalen Wandel

Wenn Sie persönliche Dateien behalten möchten, ist es unbedingt erforderlich, diese vor Ihrer Abreise zu übertragen. Planen Sie auch die Anschaffung eines PCs und einer Software, die an Ihre privaten Bedürfnisse angepasst sind. Wir empfehlen:

  • Kaufen oder haben Sie einen Computer, bevor Sie gehen, und machen Sie sich mit seiner Verwendung vertraut.

  • Befolgen Sie unsere Empfehlungen für einen erfolgreichen Start.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, vermeiden Sie Schwierigkeiten am Tag Ihrer Abreise und sorgen für einen reibungslosen und sicheren digitalen Übergang.

Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre privaten Daten vor Ablauf Ihres Vertrags wiederherzustellen. Wir empfehlen, dies in der letzten Woche Ihrer Aktivität zu tun.

Hier ist eine Liste der auszuführenden Aktionen:

  • Mit der E-Mail-Adresse:
    • Verwenden Sie @edu.hefr.ch, @hefr.ch oder @master.hefr.ch nicht für Ihre Kontakte mit Ihrem zukünftigen Arbeitgeber. Verwenden Sie stattdessen Ihre private Adresse.

  • OneDrive-Dateien sichern:
  • OneNote-Notizbücher sichern:
  • E-Mail-Sicherung:
  • Andere Elemente speichern:
    • Überprüfen Sie, ob andere Elemente (Teams, Forms, Stream, etc.) gesichert werden müssen, und übertragen oder kopieren Sie den Inhalt in Ihre private Umgebung.

  • Lizenz der Office-Suite auf Ihrem privaten Computer/Smartphone:
    • Die auf einem privaten Computer installierte Office-Suite verliert ihre Lizenz und wird deaktiviert. Sie können eine Microsoft-Lizenz kaufen, eine Lizenz verwenden, die von Ihrem neuen Arbeitgeber bereitgestellt wurde (wenn er M365 verwendet) oder LibreOffice installieren.

Der von der HES-SO Freiburg zur Verfügung gestellte Computer ist ein Arbeitsmittel der Institution. Es ist mit einer speziellen Software und einem speziellen Zugriff konfiguriert, der nach Ihrem Verlassen nicht mehr beibehalten werden kann. Hier sind die Hauptgründe:

1. Schutz der Daten des Instituts

Computer enthalten sensible Daten, die der Institution gehören. Auch nach dem Löschen persönlicher Dateien können Spuren von Dokumenten, E-Mails und Identifikatoren zurückbleiben. Um die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen zu gewährleisten, ist eine sichere Löschung zwingend erforderlich.

2. Nicht übertragbare Softwarelizenzen

Die auf Ihrem Computer installierte Software steht unter institutionellen Lizenzen und kann nur von aktiven Mitarbeitern und Studenten verwendet werden. Diese Lizenzen laufen ab, sobald Sie sie verlassen, und die weitere Verwendung wäre ein Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen des Verlags.

3. Einhaltung von Rechts- und Cybersicherheitsstandards

Gesetzliche Verpflichtungen und gute Cybersicherheitspraktiken verlangen, dass alle Computergeräte, die in einem professionellen Kontext verwendet werden, gereinigt werden, bevor sie wiederverwendet oder weiterverbreitet werden. Dazu gehört auch das Entfernen des gesamten Zugriffs auf interne Netzwerke, Cloud-Dienste und freigegebene Ressourcen.

4. Prozess der Materialumverteilung

Computer werden nicht automatisch an Mitarbeiter vergeben, die in den Ruhestand gehen oder die Institution verlassen. Sobald sie sicher gelöscht wurden, können sie für andere Zwecke neu verpackt, an Wohltätigkeitsorganisationen gespendet oder gemäß internen Richtlinien recycelt werden.