Richtlinie zur Verwaltung von End-of-Life-IT-Geräten

Richtlinien, Regeln und Mindestkonfigurationen

Allgemeine Grundsätze

Zu den betreffenden Computergeräten gehören insbesondere Desktop- oder Laptop-Computer, Tablets, Smartphones und Bildschirme, die der Institution gehören.

Die Länge des Lebenszyklus hängt vom Hardwaretyp ab (Hardware-Lifecycle).

Computergeräte, die von der Institution zur Verfügung gestellt werden und am Ende ihres Lebenszyklus stehen, bleiben Eigentum der Institution, es sei denn, sie werden gespendet oder verkauft.

Verschenkte oder verkaufte Geräte werden dem Empfänger ohne Gewährleistung übergeben; dieser hat keinen Anspruch auf Support oder zusätzliche Dienstleistungen für diese Geräte.

Computerhardware am Ende ihres Lebenszyklus

Der Verantwortliche für den Finanzposten, aus dem die betreffende IT-Ausstattung angeschafft wurde, entscheidet, ob diese weiterhin für institutionelle Zwecke genutzt, einem anderen institutionellen Zweck zugewiesen oder der Person, die sie bisher genutzt hat, zum Kauf angeboten wird, sofern die betreffende IT-Ausstattung für die Institution nicht mehr von Nutzen ist.

Wenn die Person, die es genutzt hat, kein Interesse am Vorschlag hat, wird das Material an den Service Desk zurückgegeben. Anfangs wird das Material für den internen Verkauf angeboten (siehe Kapitel unten "Interner Verkaufsprozess") für Mitarbeiter und Studierende, ohne Unterscheidung. Material, das nach sechs Monaten nicht verkauft wird oder den Lagerbestand überschreitet, wird über SWICO entsorgt.

Wenn die betreffende IT-Hardware von der Institution bereitgestellte Software oder Lizenzen oder sensible Informationen enthält, muss ihr Inhalt gemäss der Richtlinie zur Datenmedienlöschung vollständig gelöscht werden (Datenmedienlöschung IS Direktive) (keine Ausnahmen).

Im Falle eines Verkaufs kann gegen eine Gebühr von 100 CHF durch die Person, die die IT-Geräte privat erwirbt, ein Betriebssystem neu installiert werden.

Sonderfälle

Die in den Ruhestand gehende Person kann das Smartphone, Tablet und/oder Laptop (sofern dieser älter als zwei Jahre ist^[1]), über die er bisher verfügt hat, kostenlos behalten. Auf dem PC wird dann ein Betriebssystem neu installiert. In allen Fällen bleibt die vollständige Entfernung des Inhalts der Computerausrüstung verpflichtend.

Je nach Position der Person (Direktor, Finanzchef, Personalabteilung usw.) darf ihr Laptop nicht gespendet oder gekauft werden und unterliegt einer besonderen Behandlung (siehe IS-Richtlinie zur Löschung von Datenträgern).

^[1]PCs, die weniger als zwei Jahre alt sind, wählt das CODIR zwischen zwei Optionen: einer Spende oder einem Wiederverkauf zum Restwert. Siehe auch das Kapitel "Verantwortlichkeiten".

Innenverkaufsprozess

Prozessschritte beim Austausch einer End-of-Life-Maschine

Bestehende Ausrüstung ist zum Wiederverkauf berechtigt, solange sie die festgelegten Kriterien für das End-of-Life-Material erfüllt.

Noch funktionsfähige Geräte verbleiben an der HES-SO FR. Die Lagerung der Geräte erfolgt an einem gesicherten Ort. An jedem Gerät wird ein Löschverfahren gemäss den Richtlinien (Clear/Purge/Destroy) durchgeführt, und das entsprechende Zertifikat wird archiviert.

Andererseits, wenn es als veraltet oder für die Schule unbrauchbar gilt, wird es aus dem Bestand entfernt, gefolgt von einem Wiederverkauf oder einer ordnungsgemässen Entsorgung.

Sonderfälle:

Lehrlinge (Ausbildungsende): Die Maschine wird kostenlos (CHF 0) zugeteilt, wenn die Dauer der Ausbildung eingehalten wurde.
Smartphones (Ruhestand): Kein Weiterverkauf von Smartphones über den Laden; nur Rücknahme durch den direkten Mitarbeiter, andernfalls erfolgt die Vernichtung.
Abgänge aus dem Unternehmen: Es gelten keine Pflichten; es gilt nur die Regel der Veraltung.

Direktvertrieb durch den Studiengang:

Das Gerät wird gemäss der Richtlinie (Clear/Purge/Destroy) gelöscht und das entsprechende Zertifikat wird vom SIU archiviert.
Die Vorbereitung umfasst die Löschung des Adressbuchs, die Odoo-Kennzeichnung, die Datenbereinigung, die Benachrichtigung des Betriebs anhand der Seriennummer sowie die physische Kennzeichnung auf der Rückseite des Geräts. Der Verkauf erfolgt zu dem in der offiziellen Preisliste festgelegten Preis, und die Rechnungsstellung erfolgt durch die Finanzabteilung.
Findet kein Verkauf über den Studiengang statt, muss die Hardware an den Service Desk übergeben werden

Betriebssystem (OS): Sofern keine spezifische Anfrage vorliegt, wird standardmässig kein Betriebssystem installiert. Die Neuinstallation des ursprünglichen Betriebssystems kann auf Anfrage erfolgen, vorbehaltlich der Machbarkeit und gegen eine Gebühr, die in der geltenden Preisliste festgelegt ist (z. B.: 50 CHF ohne OS, 100 CHF mit OS).

Verkäufe durch den Service Desk:

Die Geräte werden unterschiedslos für das gesamte Personal und alle Studierenden zum Verkauf angeboten, wobei pro Mitarbeiter und Jahr maximal zwei Geräte desselben Typs erworben werden dürfen.
Auf jedem Gerät wird ein den Richtlinien entsprechendes Löschverfahren (Clear/Purge/Destroy) durchgeführt, und das dazugehörige Zertifikat wird vom Service Desk archiviert.
Die Vorbereitung umfasst das Löschen des Adressbuchs, die Odoo-Kennzeichnung, die Datenbereinigung, die Benachrichtigung des Betriebs über die Seriennummer sowie die physische Kennzeichnung auf der Rückseite des Geräts. Der Verkauf erfolgt zu dem in der offiziellen Preisliste festgelegten Preis, und die Rechnungsstellung erfolgt durch die Finanzabteilung.
Wird die Hardware nicht innerhalb von maximal sechs Monaten verkauft oder sind die Lagerbestände überschritten, wird sie gemäss dem Swico-Verfahren entsorgt.

Sonderbestimmungen

Sensible Positionen (Geschäftsleitung, Personalwesen, Finanzen) → obligatorische physische Vernichtung der Festplatte (kein Weiterverkauf).

Geschäftsleitung: Betroffen sind der Generaldirektor der HES-SO Freiburg sowie die Direktoren und Direktorinnen der Schulen HEIA, HEG, HETS und HEDS.
Personalwesen (HR) und Finanzen: Betroffen sind die festangestellten Mitarbeitenden.

Zeitarbeitskräfte (Auszubildende, Praktikanten, Aushilfskräfte) oder Personen, die vorübergehend in diesen Abteilungen tätig sind, sind nur dann betroffen, wenn sie streng vertrauliche Daten direkt bearbeitet haben.

👉 Die Führungskräfte der zuständigen Abteilungen (Management, Personalwesen, Finanzen) müssen die IT-Abteilung bei der Rückgabe der Ausrüstung informieren, wenn ein vorübergehender, durchgehender oder übertragener Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten hatte, um die korrekte Anwendung der IS-Richtlinie für die Entfernung von Datenträgern sicherzustellen.

Keine Garantie oder Unterstützung nach dem Wiederverkauf (keine Ausnahmen).
Keine Reparaturkosten für zum Verkauf angebotene Maschinen.
Strikte Einhaltung der allgemeinen HES-SO-FR-Regeln zur Veralterung von Maschinen.
Smartphones: nie im Laden weiterverkauft.
Keine individuellen Ausnahmen: keine Verkäufe oder Spenden ausserhalb dieses Verfahrens.
Zielgruppe: Die Ausrüstung darf nur an Mitglieder der HES-SO Fribourg weiterverkauft oder gespendet werden.

Verantwortlichkeiten

Einheits-IT-Dienste (SIU – HEIA Studiengänge)
- Sind für die Hardware ihres Studiengangs verantwortlich.
- Verwalten den Direktverkauf an die Mitarbeitenden ihres Studiengangs (nur an den Hauptnutzer).
- Kümmern sich um die Löschung (gemäss offizieller Richtlinie), Aufbereitung und den Weiterverkauf (Abrechnung über die Finanzabteilung und gemäss den nachstehenden Angaben).
  - Wenn das Gerät nicht an den Service Desk übergeben wird → obligatorische Löschung oder Entsorgung gemäss Richtlinie.
- Kümmern sich um die administrative Nachverfolgung (Odoo).
- Das Service-Desk-Team übernimmt die Rolle der SIU für die zentralen Dienste der HEIA sowie für die Schulen der HEG, HETS und HEDS
Service Desk (IT-Abteilung der HES-SO Fribourg)
- Erhält Geräte, die nicht von der SIU verkauft werden.
- Stellt Löschung (offizielle Direktive), Vorbereitung und Weiterverkauf (Rechnungsstellung über die Finanzabteilung) sicher.
- Verwaltet die interne Wiederverkaufsliste (Mitarbeiter und Studierende).
- Sichert die administrative Nachverfolgung (Odoo), die Koordination und das Management unverkaufter Artikel (Swico).
Finanzdienstleistungen
- Rechnungen, Einziehung und Bearbeitung der Buchhaltungsnachverfolgung.
  - HEIA und HEG: Zahlungseingang am Schalter der Finanzabteilung in Pérolles (Barzahlung, TWINT, Debit- oder Kreditkarte)
  - HEDS und HETS: Zahlungseingang im Generalsekretariat im Gebäude MOZAÏK (nur Barzahlung möglich)
Hochschulabteilungen (CODIR)^[2]
- Entscheiden über Sonderfälle im Zusammenhang mit Pensionierungen.
- Gewährleisten die einheitliche Anwendung des Verfahrens innerhalb ihrer Einrichtung.
- Sorgen für die interne Kommunikation der Regeln für den Weiterverkauf/die Spende an ihre Mitarbeitenden.
- Achten auf die Einhaltung der Richtlinien der HES-SO Freiburg in Bezug auf Sicherheit und Materialverwaltung.
Personalabteilung (HR)
- Ermittelt besondere Situationen (Ruhestand, Ende der Lehre, Vertragsende).
- Leitet die vom CODIR^[2] validierte Entscheidung an die zuständige SIU oder Service Desk zur Ausführung (Löschung, Übertragung, Weiterverkauf) weiter.
- Stellt sicher, dass der betreffende Mitarbeiter über die Entscheidung und die geltenden Bedingungen informiert wurde.

^[2] Direction des Hautes Écoles (CODIR): durch Beschluss des Schulleiters oder des Generaldirektors für Stab, der der Generalleitung unterstellt ist.

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